La futura administración electrónica regulará hasta 10 nuevos trámites ‘online’

Además de concretar la legislación general ya existente para el caso de Guadalajara, la ordenanza prevé una cuestión determinante: la puesta en funcionamiento de un registro electrónico similar al físico qu existe en la actualidad en el propio Ayuntamiento –plaza Mayor– al que los ciudadanos podrían recurrir para realizar modificaciones en sus datos de empadronamiento, solicitudes de licencias, etc. El acceso, que ya existe en la actualidad a través de la web del Ayuntamiento www.guadalajara.es y el enlace del Portal Ciudadano, permitiría un sinfín de opciones “con validez suficiente y garantía de no repudio”, según explica el concejal de Nuevas Tecnologías, Daniel Martínez Batanero.
    El crecimiento y desarrollo de las operaciones administrativas a través de Internet está provocando modificaciones el trabajo tanto de las propias administraciones como de los propios hogares. De hecho, el Archivo Municipal, el espacio que guarda toda la documentación relativa a cualquier expediente o trámite del Consistorio, pasará de aquí a no mucho tiempo a dejar de almacenar los documentos en papel para pasar a gestionarlos en nuevos formatos tecnológicos, de ahí la importancia de la regulación de este proceso.
    El archivero municipal, Javier Barbadillo, señala a este respecto que “la ordenanza nos dirá cómo se hacen las copias, qué tipo de firmas electrónicas se van a aceptar y cómo tendrán que desarrollarse al menos 10 procedimientos habituales  de forma electrónica”. Entre ellos se encontrarán, por ejemplo, la licencia de obra menor, tanto a instancias de parte –solicitado por el ciudadano–, como por el Ayuntamiento.

¿Adiós al papel?
La clave de esta ordenanza es que regula el hecho de que los documentos administrativos dejarán de ser documentos en papel y pasarán a ser electrónicos en el futuro, lo que significa “un reto importante para la sociedad”. Como en todo proceso nuevo que se precie, concurren grandes beneficios, como la rapidez de que a un solo clic, desde casa, sea posible solicitar un documento de padrón o una licencia de obra menor, pero también desventajas. Entre éstas últimas se encuentra el hecho de que “es difícil garantizar la autenticidad y conservación de los documentos electrónicos y es necesario establecer una cadena de custodia ante el peligro constante”, asegura Barbadillo. No obstante, lo recomendable es que los documentos más vitales sigan conservándose en papel. Además, tampoco acabará del todo con el contacto directo entre los ciudadanos y la administración puesto que “para problemas mayores seguirá siendo necesario que lo expliquen de palabra. Además, hay que tener en cuenta que hay muchas personas que no están tan familiarizadas con los ordenadores”.
    En cuanto a la conservación de los datos personales y documentos, la ordenanza prevé el marco jurídico para que cuando exista una evolución en los formatos “cada versión de un expediente ciudadano sea igual de legítima. No se trata de copiar un fichero de Word a OpenOficce, sino que hay que garantizar el proceso de firma y sellado”, matiza el archivero. Además, según explica Batanero, se regula la autenticación de los documentos a través de diferentes certificados como, por ejemplo, el DNI electrónico. Este documento posee dos tipos de certificados, uno el de autenticación, que sirve para realizar consultas, y otro para tramitación, la firma electrónica. Éste último sería el necesario para poder validar los distintos expedientes. Además, está previsto incorporar otros certificados para las personas que no tengan DNI electrónico, como el emitido desde la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre “un mecanismo adicional de autenticación que le puede servir, por ejemplo, a los autónomos que ya lo tengan instalado en sus ordenadores”.
    En estos momentos, el DNI electrónico ya se utiliza para, por ejemplo, solicitar un volante de empadronamiento, un trámite que, gracias a la vía online, puede realizarse durante las 24 horas del día y los 365 días del año.

Todo desde casa
El resultado de todo esto es que el ciudadano, desde casa, podrá realizar un procedimiento electrónico completo, “es decir, que si pide una licencia de obra menor para no moverse de casa pueda después consultar el proceso por Internet”, argumenta Batanero.
    La ordenanza también incluye como novedad un teléfono de información 010 para las dudas que puedan surgir al respecto.
    En líneas generales, la ordenanza regula “los derechos y deberes del ciuddano en su relación con el Ayuntamiento en cuestiones electrónicas y la relación del Ayuntamiento con el ciudadano”.